Learn more
Åpenhetslov
Oppdatert 12. 07. 2024
Redegjørelse 2024
OEG Offshore er et selskap som leverer varer og tjenester først og fremst til offshorenæringen. Selskapet har sitt utspring i Norsk Hydro som sent på 1980-tallet samlet overskuddsmateriell, lagret, katalogiserte og videresolgte det som brukte deler. Avdelingen ble skilt ut og fikk navnet Euro Offshore i 2003 og det ble i tillegg til salg av ventiler, kabler og rørdeler også satset på utleie av ulike typer containere eller såkalte lastbærere. Euro Offshore fusjonerte med Modex i 2014 og med utenlandske eiere og frisk kapital ble det bygget flere tusen lastbærere, samt inngått flere store kontrakter. I 2021 ble Modex kjøpt opp av OEG Offshore, et globalt selskap med hovedkontor i UK. 01.05.2024 skiftet selskapet navn fra Modex AS til OEG Offshore AS.
I Norge har OEG Offshore basetjenester og personell på de fleste forsyningsbaser langs vår langstrakte kyst, og er med det en av de ledende markedsaktører innen utleie og salg av offshore lastbærere. Det som kjennetegner OEG Offshore som utleieleverandør er rask responstid, leveringsdyktighet og god kontroll på logistikken samt høyt søkelys på HMS. Noen av oppgavene fremover for bedriften er i større grad å forankre nåværende forretningsmodell til bærekrafts målene, samt bygge opp en bærekraftstrategi og skape og videreutvikle grønne forretningsmodeller.
Retningslinjer og rutiner relatert til aktsomhetsvurderinger
Sensommeren 2022 fikk OEG Offshore ferdigstilt prosedyreverket tilknyttet Åpenhetsloven. Rutinene skal bidra til at OEG Offshore, og vårt samarbeid med leverandører og andre forretningspartnere, fremmer åpenhetsloven sitt formål. Dette innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av lastbærere, samt andre varer og tjenesteleveranser.
OECD sine retningslinjer ligger til grunn i OEG Offshore sitt arbeid med aktsomhets-vurderinger;
- Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
- Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsområde, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
- Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter punkt nr 2.
- Følge med på gjennomføring og resultater etter punkt 3.
- Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter punkt 3 og 4.
- Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.
OEG Offshore jobber kontinuerlig med fasene i aktsomhetsmodellen.
Selskapet har forankret ansvarlighet i retningslinjer gjennom;
- forankring i styre og ledergruppen
- forankring i policy og styringsdokumenter
- forankring i selve organisasjonen
- innarbeidelse inn i eksisterende retningslinjer
- etablere/endre rutiner
I den andre fasen av aktsomhetsvurderingen har en blant annet sett inn på OEG Offshore fra et tredjepartsperspektiv, utenfra-inn, som er litt ulik andre typer risikovurderinger en har gjort tidligere.
Når det gjelder tredje og fjerde fase så har selskapet ikke avdekket noe som har krevd umiddelbare tiltak, men vi har hatt oppfølgingssamtaler og krevd dokumentasjon der vi har funnet det nødvendig for å sikre ansvarlighet, rutiner og god håndtering.
I løpet av 2023 og 2024 har en vært i kontakt med gamle og nye leverandører direkte for å kartlegge risiko og rutiner tilknyttet deres ansatte, men også benyttet oss av anerkjente kilder for å vurdere risiko da det er mange interessenter, ikke bare arbeidere. Kilder som ble lagt til grunn i 2023 var:
I løpet av 2024 vil en ta en ny gjennomgang med de tre kildene over for å se om det fremkommer endringer fra 2023.
Organisering, roller og ansvar
Daglig leder har det overordnede ansvaret. Daglig leder skal i samarbeid med HR & Adm. Manager (fagansvarlig) sikre at det blir utført aktsomhetsvurderinger i de ulike delene av Modex sine forretningsområder, og at informasjonsplikten blir overhold.
Internt avholdes det møter 1-2 ganger i året hvor det arbeides med aktsomhetsvurderinger, herunder særlig risikokartlegging relatert til selskapet sine leverandører. Her deltar blant annet Daglig leder, QHSE Manager, HR & Adm. Manager, innkjøpere og prosjektledere.
HR & Adm. Manager skal sørge for at det blir innhentet relevant informasjon som grunnlag for aktsomhetsvurderingen, både internt fra selskapet sine ulike forretningsområder og fra aktuelle eksterne aktører.
Dersom det forekommer vesentlige endringer i leverandørkjeden til OEG Offshore, eller andre relevante forhold knyttet til aktsomhetsvurderingene, skal fagansvarlig leder følge det opp og vurdere eventuelle revideringer av tidligere vurderinger og dokumentere dette arbeidet.
Alle ansatte skal kjenne til at det finnes rutiner for oppfølging av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med selskapet sin virksomhet. Til denne jobben har selskapet blant annet benyttet seg av sin digitale læringsplattform, egne møter og dialoger. I dette arbeidet er det også blitt kjent hvordan det skal meldes fra om en får kjennskap til forhold som kan stride imot grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette kan rapporteres gjennom selskapet sitt digitale avvikssystem, som er et responsivt system tilpasset for mobil, nettbrett og pc. De som rapporterer, kan gjøre dette anonymt om det er ønskelig. Selskapet har valgt å opprette egen kategori som gjelder åpenhetsloven. Eksterne vil innen uke 33 i år ha mulighet til å innrapportere via selskapet sine nettsider. Innrapporterte saker vil automatisk blitt sendt til fagansvarlig som vil sette i gang nødvendige tiltak.
Retningslinjer, systemer og rutiner tilknyttet Åpenhetsloven
OEG Offshore har opprettet i 2023 prosedyre relatert til Åpnehetsloven, HMS-P-1.20, som setter føringer på hvordan selskapet skal jobbe med den nye loven.
I selskapet sin politikk finner en mange elementer tilknyttet menneskerettigheter, men her har en i tillegg valgt å lage et eget dokument i styringssystemet som utdyper og formaliserer dette nærmere.
HMS-SA-3.07 er et skjema som er sendt ut til leverandører i kartleggingsarbeidet. Skjemaet inneholder spørsmål på viktige kriterier som en trenger svar på for å kunne vurdere deres arbeid/ verdier tilknyttet menneskerettigheter.
Etter implementering av den nye loven fikk selskapet forbedret sine prosedyrer som er knyttet opp mot leverandører. Eksempler på det er innkjøps- og prosjektprosedyrer. Her stilles det nå strengere krav til oppfølging og vurderinger av leverandører tilknyttet deres personell.
Kartlegging av risiko
OEG Offshore har i sitt arbeid sett inn på risiko for andre, og som nevnt ikke for selskapet selv. En har kartlagt hva en har internt i selskapet, samt gått igjennom leverandørene og kontakten dem for å få kartlagt risikoen rundt andres rettigheter.
Målet har hele tiden vært å kartlegge for å kunne forebygge, begrense og retter opp skade/ negativ påvirkning. I tråd med metoden for aktsomhetsvurderinger skal interessenter, særlig berørte rettighetshavere, involveres. Alvorligst risiko, uavhengig av hvor i leverandørkjeden risikoen er, prioriteres først.
Resultater
Resultater tilknyttet egen virksomhet.
OEG Offshore gjennomførte i 2023 helseundersøkelser og andre arbeidsmiljøundersøkelser, og der er det ikke rapportert funn som kan knyttes til elementer som kommer innunder Åpenhetsloven.
Selskapet følger norsk lov, støtter FNs sine konvensjoner og har opparbeidet et godt styringssystem med tilhørende gode rapporteringsmuligheter. Dette både anonymt og konfidensielt om en ønsker.
Selskapet samarbeider godt med fagforeninger om blant annet overtid, innleie, lønnsvilkår og lignende. AMU og vernetjenester er velfungerende funksjoner som skal være med å ivareta blant annet elementene som kommer innunder denne loven.
Prosedyrer/ instrukser/ rutiner som kan dras frem fra styringssystemet er;
- HMS-G-2.03 Personal-, helse-, sikkerhet- og etikkpolitikk
- HMS-G-2.04 Menneskerettigheter
- KS-P-1.04 Avviks- og hendelseshåndtering
- HMS-G-4.04 Varslingsplan
- HMS-P-1.20 Åpenhetsloven
- HMS-I-1.17 Retningslinjer for konflikthåndtering og trakassering
Selskapet fikk i fjor på plass ny prosedyre for å sikre en god ansettelsesprosess. Denne prosedyren skal ivareta flere viktige elementer som blant annet diskriminering. OEG Offshore tillater i sin politikk ingen form for diskriminering, og i ett av møtene med tillitsvalgte ble det foreslått å få dette formalisert i rekrutteringsfasen også. Selskapet har opprettet faste møter med tillitsvalgte to ganger i året, hvor temaet er diskriminering – en form for proaktiv handling, da selskapet aldri har opplevd tilfeller av innrapportert diskriminering.
OEG Offshore har gjennom sitt arbeid sett at selskapet kan være med å bidra til en økt risiko for at leverandører kan ta i bruk ulovlig overtid. Dette gjelder i prosjekter hvor tidsfrister ikke blir overholdt, hvor selskapet har en leveringstid en skal overholde ovenfor våre kunder. Dette er noe en har blitt bevisst på og noe innkjøpere/ prosjektledere følger opp.
Det blir brukt mye ressurser i selskapet på HMS-arbeidet. I tillegg benytter selskapet seg ofte av eksterne ressurser når det er hensiktsmessig, og mener det er viktig å dra inn annen ekspertise på fagområder som kan bidra med sin erfaring. Det ble blant annet i 2023 benyttet Bedriftshelsetjeneste i kartleggingsarbeidet for å gå i dybden på noen små personalskader, LEAN-konsulent for å se på forbedringsprosesser og så videre.
Opplæring er vesentlig og her benytter en seg av ulike former for opplæring, alt fra digitale plattformer, undervisning til en-til-en opplæring.
Det er ikke blitt registrert noen avvik fra ansatte eller eksterne det siste året i avvikssystemet som går på forhold som er relatert til brudd eller mistanke om brudd på åpenhetsloven.
Resultater avdekket eksternt
OEG Offshore har i en årrekke jobbet med produsenter i land som Polen og Kina, og en ser at samarbeidet har gitt resultater. Selskapet har over lang tid hatt søkelys på ting som åpenhetsloven krever, og en ser at det gjøres mye kontinuerlig godt arbeid blant våre leverandører. Selskapet opplever god vilje til å ta imot forbedringsforslag og avdekker en mangler opplever vi at det blir tatt tak i.
Det er naturlig nok forskjell på leverandørene i Norge også, hva de har på plass, noe som kan skyldes deres størrelse.
Generell og forretningsetikk
Vi er godt fornøyde med at alle våre leverandører bekrefter til oss at de respekterer grunnleggende menneskerettigheter og krav til anstendige arbeidsforhold slik disse bl.a. fremgår av sentrale FN konvensjoner.
Det er ikke alle leverandører som kan vise til nedskrevne etiske retningslinjer. Dette gjeler et par små virksomheter og et par av våre utenlandske leverandører.
Det er over 60% av leverandørene som har anonyme rapporteringslinjer tilgjengelige for sine ansatte, men det er noen flere som sier at de har systemer på plass for at ansatte og eksterne kan melde inn saker.
Gledelig å avdekke at på våren 2023 var det er ingen av leverandørene som har fått rapportert inn noen saker relatert til menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø eller antikorrupsjon de siste 12 månedene. Resultatet her kan en vurdere opp mot at ikke alle har rapporteringssystemer, men det har selskapet ikke grunnlag for å kunne hevde. Selskapet vil gjøre ny kartlegging over sommeren 2024, men har ikke mottatt noen tilbakemelding på at det har inntruffet noe det siste året.
I eksterne revisjoner som Selskapet har hatt siden forrige redegjørelse fremkommer det ingen alvorlige brudd. Vi har avdekket noen mangler hos en ny leverandør, men her har OEG Offshore fulgt opp med møter, tilstedeværelse osv for å sikre at det ble utbedret.
Diskriminering
Resultatene i 2023 relatert til diskriminering viser at de fleste har en klar intensjon angående ikke-diskriminering, men at ca 22% av leverandørene vil kunne ha problemer med å håndtere eventuelle saker da de har manglende systemer på plass for å kunne håndtere en eventuell sak om det skulle dukke opp. OEG Offshore har under en revisjon kommet med konkrete anbefalinger/ forenkling rundt synliggjøring av standpunkt/forventninger relatert til diskriminering i Leverandørers policy. En har også under besøk/revisjon sett gode forhold rundt lønn, rettigheter og fasiliteter.
Menneskerettigheter
Det viser seg at det fortsatt er noen leverandører som ikke har policy og prosedyreverk som går på håndtering av menneskerettigheter på plass. OEG Offshore har villig delt hva en selv har i sitt prosedyreverk for å heve leverandørers kunnskap rundt hvordan slike ting kan dokumenteres og videreformidles.
Ikke alle har system for å sjekke at sine underleverandører følger menneskerettighetene enda, men dette ser en gjelder mindre selskaper, og noen få av våre utenlandske leverandører. Her vil selskapet følge videre opp utover året.
Det er avdekket at en av de utenlandske leverandørene ikke har skadeforsikring på sine ansatte. Dette er noe selskapet undersøker videre.
Arbeidstider
Selskapet har fått gode resultater når det gjelder arbeidstider.
Gjennomsnittlig arbeidstimer pr uke, regelverk rundt overtidstimer og ekstra betalt i forbindelse med overtid ser ut til å være godt håndtert.
Barnearbeid og lønnsvilkår
Ingen av våre leverandører ansetter noen under 15 år. De av leverandørene som har noen hos seg som er 15 år viser til lovverket som tillater det, og de benytter seg av dette relatert til ferieavvikling. Det store flertallet har 18 år som nedre aldersgrense. Ingen av våre leverandører utenfor Europa har lavere aldersgrense enn 18 år.
Samtlige leverandører bekreftet i 2023 at de overholder alle gjeldende minstelønnslover, og at de følger lovverket angående arbeidskontrakter.
Helse, Miljø og Sikkerhet
Samtlige leverandører i inn og utland bekrefter at det de innehar nødvendig kunnskap og forståelse av;
- Regler og forskrifter vedrørende HMS-forskriften
- HMS-policy som tar sikte på å forebygge skader og sykdom på arbeidsplassen
- Ansatte har tilgang til rimelige pauser, bad og drikkevann
- Følger lokale lover og regler knyttet til arbeidsforhold
- Tilbyr opplæring i sikkerhet på arbeidsplassen.
Det viser ser at OEG Offshore har et par leverandører som ikke kan vise til dokumentert miljøpolicy, miljømål og et funksjonelt miljøstyringssystem.
Forhold avdekket av eksterne kilder
For å kartlegge risiko knyttet til landene leverandørene opererer i har en som nevnt innledningsvis benyttet eksterne kilder.
De aller fleste leverandørene OEG Offshore har tilknytning til befinner seg i land hvor det er lavere risiko for mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette basert på resultatene fra de ulike organisasjonene i 2023.
De landene som skiller seg litt ut i forhold til scoret gitt av organisasjonene er Polen og Kina.
Ifølge den globale rettighetsindeksen til ITUC viser den også i år at Polen scoret 3 på skalaen (1 – 5+) når det gjelder regelmessige brudd på rettigheter. November 2021 tok fagforeninger og arbeidere i landet til gatene for å kreve bedre fagforeningsrepresentasjon, anstendig lønn, arbeidsfrie søndager og tiltak for å takle kronisk underbemanning og høy arbeidsbelastning.
Når det gjelder frihet i Polen så scorer de 80/100 på skalaen utviklet av Freedom House. Resultatene EPI presenterer i 2024 viser at Polen har forbedret seg og ligger nå rangert 19. plass av 180 land i verden.
Kina er det eneste leverandørlandet som har blitt ranket til å «ikke være fritt», av Modex sine leverandørland. Det er Freedom House som presenterer dette med en score på 9/100.
Dette på bakgrunn av den globale rettighetsindeksen til ITUC har Kina hatt en liten forbedring siden forrige rapportering fra en score på 5- til 5 på skalaen (1 – 5+) når det gjelder regelmessige brudd på rettigheter. Resultatene EPI presenterer for Kina viser de ligger rangert på 154. plass (opp 6 plasser fra 2023) av 180 land i verden, som viser at de fortsetter den positiv utvikling som har vært de siste årene.
Det kontinuerlige arbeidet
Resultatene etter kartleggingen og risikovurderingen har blitt vurdert, og det ble ikke blitt avdekket funn som har krevd strakstiltak, men det var et par viktige funn OEG Offshore som selskapet har sett videre på det siste året. I den sammenhengen har en kommet med forbedringsforslag, delt våre erfaringer/kunnskap og krevd et par tiltak mot leverandører. Selskapet har også ekskludert en leverandør. Bakgrunnen for sistnevnte var at OEG Offshore avdekket for mange avvik i besvarelsen til en europeisk leverandør i fjor, og dermed har selskapet valgt å ikke benytte seg av denne leverandøren i det videre løp. Endringer må til om leverandøren skal implementeres i leverandørporteføljen igjen, men en antar at reell påvirkningskraft mest sannsynlig ikke er til stede og dermed opprettholder en beslutningen om ekskludere denne leverandøren.
OEG Offshore ser at langvarig samarbeid, hvor en med sin erfaring har bevisst satt søkelys på HMS-arbeid, har bidratt til at noen av leverandørene må sies å være på et høyere nivå enn en kanskje kunne forventet ut fra deres nasjonale forhold. Fokuset på elementer fra Åpenhetsloven har vært på blokken hos selskapet i mange år allerede.
Selskapet har ikke gjennomført eksterne revisjoner det siste året som kun har dreid seg om elementer i åpenhetsloven, men en har kombinert dette sammen med andre besøk/revisjonsplaner. Ansatte har i 2024 reist til blant annet Polen og Kina og inspisert leverandører der. Ingen kritisk funn ble avdekket.
Det var enkelte tilbakemeldinger en fikk i 2023 som en kunne ønske var annerledes, men ut fra størrelsen på den/de leverandøren(e) var det forståelig at en ikke har alt av systemer o.l. på plass. Når det er nevnt, må det også sies at en i etterkant har avdekket at noe av dette faktisk var på plass, men at det viste seg å være noen misforståelser eller tilnærminger som var bakenforliggende til noe av svarene en fikk. Mange sier de for eksempel ikke følger FN`s konvensjoner, men når en går igjennom med leverandøren i et møte angående hva det innebærer, så bekrefter de ovenfor oss at de følger det uten å være klar over det. En svakhet som er avdekket er at det viser seg at det er ikke alle som kan dokumentere alt de bekrefter.
Selskapet har siden i fjor forbedret prosessen rundt det med godkjenning av nye leverandører. En har valgt å knytte blant annet Åpenhetsloven og bærekraft mer sammen i kartleggingen før en leverandør blir godkjent. Selskapet har også laget et dokument som skal synliggjøre hvilke krav en stiller til sine leverandører.
OECD-modellen for aktsomhetsvurderingsprosessen viser hvordan OEG Offshore også kommende år skal jobbe kontinuerlig med dette arbeider, med involvering av både interne og eksterne aktører.
Har du spørsmål til vårt arbeid?
I henhold til åpenhetsloven har forbrukere og andre interessenter rett til å vite hvordan OEG Offshore AS håndterer faktiske og mulig negative konsekvenser som er identifisert i våre aktsomhetsvurderinger. Har du noen spørsmål rundt vårt arbeid så vennligst henvend deg til Ingvill Jelsa på ingvill.jelsa@oegoffshore.com . Vi er åpne for spørsmål og vil svare deg så snart som mulig
